Praca: Services and Administration Coordinator


At Info Marine, we’re redefining maritime services through cutting-edge condition monitoring solutions and a culture that thrives on collaboration and innovation.

Join our tight-knit international crew where every challenge at sea inspires us to work smarter, together.

As our Services and Administration Coordinator, you’ll be the linchpin between Sales, Operations, HR, Accounting, and our clients—ensuring flawless service delivery, seamless logistics, and accurate reporting across every voyage.

Services and Administration Coordinator
Miejsce pracy: Gdynia
Tasks
  • Client & CRM Management
    • Register and update service orders in the CRM system
    • Liaise with superintendents and agents to confirm service details and timelines
    • Track case progress and ensure timely follow-up
  • Travel & Logistics Coordination
    • Plan and book accommodations, flights, and local transport for service trips
    • Create detailed trip timelines and reconcile travel expenses
    • Verify and process invoices, departure orders, and delegation settlements
  • HR & Compliance Administration
    • Manage insurance policies and coordinate with insurance partners
    • Oversee business-trip orders, expense settlements, and completeness of travel documentation
    • Monitor timesheets, holidays, absences, and medical billing processes
  • Data, Reporting & Cost Control
    • Support Operations in verifying service documentation and MPK cost allocations
    • Maintain internal reports for customer settlements and accounting transfers
    • Drive continuous improvements to document workflows and cost-tracking procedures
  • Operational Support & Process Improvement
    • Coordinate measurement data collection and report distribution for Condition Monitoring
    • Redirect inquiries to reliability engineers, monitor feedback flags, and follow up on vessel inputs
    • Propose and implement enhancements to weekly tasks, data management, and reporting processes
Requirements:
  • Fluent English (written and spoken) for business communication
  • Strong analytical, logical thinking, and problem-solving skills
  • Excellent interpersonal skills and high-level business awareness
  • Exceptional organizational abilities and the capacity to work independently
  • Creative mindset for process improvements
  • Proficiency in MS Office (Word, Excel, Outlook)
Skills appreciated:
  • Interest in the maritime industry
We offer
  • Competitive salary aligned with experience
  • Ongoing professional development and industry training
  • A collaborative international team and vibrant company culture
Prosimy o dopisanie klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji.
APLIKUJ TERAZ

Dodane: 2025-08-08
Lokalizacja: mazowieckie
Pracodawca: KASA ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO - CENTRALA

- analiza sytuacji finansowej Centrów Rehabilitacji Rolników KRUS działających jako samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, - opracowywanie analitycznych informacji o działalności ekonomiczno–finansowej Centrów Rehabilitacji Rolników KRUS,- opracowywanie formularzy, zasad,...

Dodane: 2025-08-08
Lokalizacja:
Pracodawca: Bilfinger ISP Poland Sp. z o.o.

Twój zakres obowiązków: zarządzanie pracownikami na budowach na terenie całych Niemiec kontakt z klientem zagranicznym obsługa dokumentów kadrowych i administracyjnych rejestrowanie godzin pracowników przygotowywanie dokumentacji pod kątem faktur podnoszenie kwalifikacji pracowników,...

Dodane: 2025-08-08
Lokalizacja: mazowieckie
Pracodawca: Biblioteka Narodowa

Biblioteka Narodowa ogłasza rekrutację na kierownika Zakładu Czasopism Od kandydatów oczekujemy: wykształcenia wyższego, bardzo dobrej znajomości języka angielskiego, bardzo dobrej znajomości przepisów katalogowania BN, bardzo dobrej znajomości standardów bibliotecznych,...

Dodane: 2025-08-02
Lokalizacja: zachodniopomorskie
Pracodawca: Powiatowy Urząd Pracy w Koszalinie

Kontrolowanie sygnałów przychodzących z urządzeń transmisji alarmów pożarowych. Wymagania konieczne: Wykształcenie: średnie ogólnokształcące Wykształcenie: średnie zawodowe Uprawnienia: obsługa komputera Uprawnienia: praca w zespole Wymagania dodatkowe: Wykształcenie: wyższe (w tym...


Dodane: dzisiaj
Lokalizacja: świętokrzyskie
Pracodawca: Klient portalu Praca.pl

Zapewnienie realizacji założonych celów sprzedażowych, Aktywne pozyskiwanie nowych klientów i tworzenie bazy kontaktowej, Przygotowywanie ofert oraz dobór odpowiednich rozwiązań dla klientów, Podpisywanie umów i nadzór nad procesami techniczno-administracyjnymi. Umiejętność...

Dodane: dzisiaj
Lokalizacja: lubuskie
Pracodawca: Klient portalu Praca.pl

Zapewnienie realizacji założonych celów sprzedażowych, Aktywne pozyskiwanie nowych klientów i tworzenie bazy kontaktowej, Przygotowywanie ofert oraz dobór odpowiednich rozwiązań dla klientów, Podpisywanie umów i nadzór nad procesami techniczno-administracyjnymi. Umiejętność...

Dodane: dzisiaj
Lokalizacja: lubuskie
Pracodawca: widziszwszystko sp. z.o.o

Obowiązki: Szukamy osoby lubiącej wyzwania i zmotywowanej do osiągania i przekraczania celów sprzedażowych. Twoja rola będzie obejmować aktywne pozyskiwanie nowych klientów i budowanie własnej bazy kontaktów. Będziesz przygotowywać oferty, wybierać odpowiednie rozwiązania dla...

Dodane: dzisiaj
Lokalizacja: świętokrzyskie
Pracodawca: widziszwszystko sp. z.o.o

Obowiązki: Szukamy osoby lubiącej wyzwania i zmotywowanej do osiągania i przekraczania celów sprzedażowych. Twoja rola będzie obejmować aktywne pozyskiwanie nowych klientów i budowanie własnej bazy kontaktów. Będziesz przygotowywać oferty, wybierać odpowiednie rozwiązania dla...

Dodane: dzisiaj
Lokalizacja: lubuskie
Pracodawca: widziszwszystko sp. z.o.o

Obowiązki: Szukamy osoby lubiącej wyzwania i zmotywowanej do osiągania i przekraczania celów sprzedażowych. Twoja rola będzie obejmować aktywne pozyskiwanie nowych klientów i budowanie własnej bazy kontaktów. Będziesz przygotowywać oferty, wybierać odpowiednie rozwiązania dla...

Dodane: dzisiaj
Lokalizacja: świętokrzyskie
Pracodawca: widziszwszystko sp. z.o.o

Obowiązki: Szukamy osoby lubiącej wyzwania i zmotywowanej do osiągania i przekraczania celów sprzedażowych. Twoja rola będzie obejmować aktywne pozyskiwanie nowych klientów i budowanie własnej bazy kontaktów. Będziesz przygotowywać oferty, wybierać odpowiednie rozwiązania dla...

Dodane: dzisiaj
Lokalizacja: świętokrzyskie
Pracodawca: Klient portalu Praca.pl

Zapewnienie realizacji założonych celów sprzedażowych, Aktywne pozyskiwanie nowych klientów i tworzenie bazy kontaktowej, Przygotowywanie ofert oraz dobór odpowiednich rozwiązań dla klientów, Podpisywanie umów i nadzór nad procesami techniczno-administracyjnymi. Umiejętność...

Dodane: dzisiaj
Lokalizacja: lubuskie
Pracodawca: Klient portalu Praca.pl

Zapewnienie realizacji założonych celów sprzedażowych, Aktywne pozyskiwanie nowych klientów i tworzenie bazy kontaktowej, Przygotowywanie ofert oraz dobór odpowiednich rozwiązań dla klientów, Podpisywanie umów i nadzór nad procesami techniczno-administracyjnymi. Umiejętność...