Warunki pracy

Praca w części administracyjnej Archiwum, w systemie jednozmianowym, ośmiogodzinnym
Stanowisko pracy wyposażone w komputer i monitor ekranowy – praca przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie
Budynek przy ul. św. Wojciecha 13 – obiekt zabytkowy, częściowo przystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, brak windy
Możliwy kontakt z kurzem, zanieczyszczeniami mikrobiologicznymi oraz grzybami 
Przemieszczanie się pomiędzy pomieszczeniami biurowymi i magazynami archiwalnymi
Nadzór nad infrastrukturą techniczną oraz stanem budynku
Okresowa praca w pomieszczeniach o zmiennej temperaturze i wilgotności (magazyny archiwalne)
Kontakty z pracownikami wszystkich działów oraz podmiotami zewnętrznymi (np. wykonawcami usług, dostawcami)
Praca wymagająca dobrej organizacji czasu, odporności na stres oraz podejmowania decyzji
Możliwe sytuacje wymagające szybkiej reakcji (np. awarie techniczne, kwestie związane z bezpieczeństwem obiektu)

Zakres zadań

• Kieruje, organizuje i nadzoruje pracę komórki organizacyjnej w celu prawidłowej realizacji zadań określonych w regulaminie organizacyjnym.
• Występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania, odznaczania, nagradzania i karania pracowników, dokonuje ocen okresowych podległych pracowników.
• Planuje i organizuje remonty budynków i pomieszczeń oraz zakupy materiałów i sprzętu zgodnie z ustawą „Prawo zamówień publicznych” w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania instytucji.
• Nadzoruje i współpracuje z komórkami organizacyjnymi w sprawach związanych z administrowaniem, zabezpieczaniem budynków, ochroną zbiorów archiwalnych, zabezpieczeniem ppoż.
• Nadzoruje przygotowanie rocznego planu zamówień publicznych oraz nadzoruje i przygotowuje dokumentacje związaną z przetargami w celu w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania instytucji.
• Kontroluje pod względem merytorycznym rachunki, faktury, umowy, protokoły odbioru robót, konserwacji w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania instytucji.
• Współpracuje w przygotowaniu planów finansowych Archiwum w zakresie działalności działu, w tym zakupów, usług, robót budowlanych w celu w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania instytucji.
• Organizuje i nadzoruje prace nad ochroną archiwum oraz nad utrzymaniem czystości na terenie Archiwum w celu zapewnienia bezpieczeństwa i odpowiednich warunków pracy.

Wymagania niezbędne

• Znajomość ustawy o finansach publicznych
• Znajomość ustawy o zamówieniach publicznych
• Znajomość ustawy prawo budowlane
• Znajomość przepisów ppoż. i o ochronie zabytków
• Wiedza z zakresu administrowania budynkami
• Wiedza z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi
• Umiejętność argumentowania (asertywność i umiejętność przekonywania)
• Umiejętność kierowania zespołem (rozwiązywanie konfliktów w zespole, motywowanie pracowników)
• Umiejętność negocjacji
• Samodzielność, inicjatywa, rzetelność, terminowość
• Umiejętności organizacyjne i interpersonalne
• Prawo jazdy kat. B
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość programów ZP
• Znajomość obsługi EZD
• Znajomość ustawy KPA
• Znajomość ustawy o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami