Praca: Administrative Assistant in Operational Support Division/ Operational Preparedness and Deployment Unit/Deployment Sector


For our Client, we are looking for:

Administrative Assistant in Operational Support Division/ Operational Preparedness and Deployment Unit/Deployment Sector
Location: Warszawa, Śródmieście
Reference Number: AA/req92/2025

The description of duties is a presented below:

  • to provide administrative support in general administrative procedures;
  • to support the document flows and archiving;
  • to support in drafting notes, letters, reports and follow ups on documents;
  • to carry out data entry and support an administration and monitoring of electronic databases;
  • to support in preparation and evaluation of internal trainings;
  • to assist in the organisations of online and physical meetings and drafting minutes as necessary;
  • to assist in handling correspondence, arranging missions, flights’ bookings and agenda management;
  • to support the preparation and follow-up of financial commitments and documents;
  • to archive invoices, payment records and bank statements;
  • to support in the preparation of procurement requests and reimbursement of claims in line with the financial rules in place;
  • to support in the review and preparation of documentation attached to claims, invoices and requests for payments;
  • to provide assistance in preparation, implementation and monitoring of contracts;
  • to assist in the preparation of statistical data (tables, graphs and charts);
  • to support in drafting reports in various areas related to Frontex activities;
  • to track and report on team hours and file expense reports;
  • to monitor functional mailboxes and communicate with internal and external parties;
  • to perform basic administrative tasks as copying, scanning, etc.
Requirements:
  • Education: successfully completed secondary education related to the business needs;
  • Work experience: at least 1 year of professional experience in the specific area depending on the business needs;
  • Computer skills: very good skills in the main MS Office software (Word, Excel, Outlook);
  • Language skills: very good command of both written and spoken English (at least B2) / knowledge of additional EU language.
Personal skills:
  • high level of responsibility and ability to work independently;
  • high level of service orientation;
  • ability to work under pressure and experience in organizing work and prioritizing accordingly;
  • ability to communicate efficiently at all levels internally and externally and in appropriate manner;
  • strong sense of accuracy and attention to detail;
  • high level of discretion and ability to handle confidential matters;
  • proven organizational skills;
  • ability to adapt to a dynamic working environment;
  • ability to learn new skills and software;
  • ability to work in a team.
We offer:
  • contract of employment through the Employment Agency;
  • daily remuneration: 70,87€ net;
  • medical care, sport card;
  • opportunity for development and promotion;
  • convenient location of the office - the centre of Warsaw;
  • work with professionals.

Application deadline: until March, 27 2025

Please be advised that only resumes in English will be considered.

Pracownik Biurowy mazowieckie Warszawa Asystent / Asystentka Warszawa Specjalista ds. Administracyjnych Staff Partners
APLIKUJ TERAZ

Starsza Asystentka / Starszy Asystent w dziale kadr

Dodane: dzisiaj
Lokalizacja: mazowieckie
Pracodawca: Contract Administration Sp. z o.o.

Opis stanowiska: Wprowadzanie danych do systemu kadrowo-płacowego, Kontrola poprawności i kompletności dokumentów dostarczanych przez klienta i ich właściwa kwalifikacja, Przygotowywanie standardowej dokumentacji kadrowej (np. umowy o pracę, umowy cywilnoprawne, skierowania na badania,...

Administrative Assistant in Operational Support Division/ Operational Preparedness and Deployment Unit/ Pre-Deployment Organisation Sector

Dodane: wczoraj
Lokalizacja: mazowieckie
Pracodawca: Staff Partners

The description of duties is a presented below: to provide administrative support in general administrative procedures; to support in drafting notes, letters, reports and follow ups on documents; to carry out data entry and support an administration and monitoring of electronic databases; to assist...

Administrative Assistant in Return Division / Return Operations and Voluntary Returns Unit / Return Planning and Evaluation Sector

Dodane: wczoraj
Lokalizacja: mazowieckie
Pracodawca: Staff Partners

The description of duties is a presented below: Monitoring functional mailboxes and deadlines for tasks; Supporting the organization of meetings and workshops; Preparing communications with internal and external parties; Assisting in preparation and follow up of correspondence: drafting notes and...

Administrative Assistant in Human Resources and Corporate Services Division/ Human Resources Unit

Dodane: wczoraj
Lokalizacja: mazowieckie
Pracodawca: Staff Partners

The description of duties is a presented below: to monitor functional mailboxes and communicate with internal and external parties to perform basic administrative tasks as copying, scanning, etc.to provide administrative support in general administrative procedures to support the document flows and...


Młodszy Specjalista ds. Zarządzania Systemem Jakości

Dodane: dzisiaj
Lokalizacja: łódzkie
Pracodawca: Hutchinson Poland Sp. z o.o.

Zakres obowiązków: Monitorowanie poprawności oraz aktualizacja dokumentacji systemowej zgodnie z normą IATF oraz wymaganiami wewnętrznymi Nadzór nad systemem audytów wewnętrznych Szkolenia pracowników w zakresie wymagań jakościowych związanych z systemem jakości Administrowanie...

Inżynier Jakości ds. Klienta

Dodane: dzisiaj
Lokalizacja: łódzkie
Pracodawca: Hutchinson Poland Sp. z o.o.

Zakres obowiązków: Zapewnienie komunikacji z klientem w fazie wdrożenia nowego wyrobu oraz w fazie życia seryjnego produktu Odpowiedzialność za terminową odpowiedź na reklamacje klienta w oparciu o analizę wykonaną przez wydział produkcyjny lub jakość projektu Negocjacji z klientem...

Doradca techniczny / szkoleniowiec

Dodane: dzisiaj
Lokalizacja: małopolskie
Pracodawca: TECH STEROWNIKI II Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Doradztwo w zakresie oferowanych produktów Obsługa klientów firmy Praca w biurze i w terenie Prowadzenie i organizowanie szkoleń produktowych dla klientów firmy Prowadzenie szkoleń online Uczestnictwo w eventach branżowych Wykształcenie średnie techniczne Prawo jazdy kat. „B” i...

Młodszy Inżynier Kontroli Jakości

Dodane: dzisiaj
Lokalizacja: lubuskie
Pracodawca: Klient portalu Praca.pl

Analiza przyczyn źródłowych problemów jakościowych w procesie produkcyjnym Wdrażanie działań zapobiegawczych i korygujących oraz opracowywanie procedur i wytycznych kontroli jakości Identyfikacja oraz rozwiązywanie problemów jakościowych Udział w inicjatywach ciągłego doskonalenia,...

Specjalista ds. Adekwatności Kapitałowej

Dodane: dzisiaj
Lokalizacja: kujawsko-pomorskie
Pracodawca: Klient portalu Praca.pl

Pomiar, monitorowanie i raportowanie miar adekwatności kapitałowej Utrzymanie i rozwój narzędzi do kalkulacji wymogu kapitałowego Udział w aktualizacji Planu Naprawy i ICAAP Realizacja testów warunków skrajnych Min. rok doświadczenia w zarządzaniu kapitałem lub adekwatności kapitałowej...

Specjalista ds. Adekwatności Kapitałowej

Dodane: dzisiaj
Lokalizacja: mazowieckie
Pracodawca: Klient portalu Praca.pl

Pomiar, monitorowanie i raportowanie miar adekwatności kapitałowej Utrzymanie i rozwój narzędzi do kalkulacji wymogu kapitałowego Udział w aktualizacji Planu Naprawy i ICAAP Realizacja testów warunków skrajnych Min. rok doświadczenia w zarządzaniu kapitałem lub adekwatności kapitałowej...

Doradca Klienta (ubezpieczenia)

Dodane: dzisiaj
Lokalizacja: mazowieckie
Pracodawca: Klient portalu Praca.pl

Realizacja celów sprzedażowych, zdobywanie nowych klientów w obszarze ubezpieczeń majątkowych, komunikacyjnych i życiowych. Obsługa klienta, utrzymanie długotrwałych relacji. Proaktywne pozyskiwanie klientów również poza biurem. Doświadczenie w technikach sprzedaży. Preferowane...

Doradca Klienta Indywidualnego

Dodane: dzisiaj
Lokalizacja: małopolskie
Pracodawca: Credit Agricole Bank Polska S.A.

Twoja rola pracujesz z klientem zamożnym, badasz jego potrzeby i aktywnie oferujesz produkty bankowości detalicznej pozyskujesz nowego klienta, nie tylko tego, który sam przyjdzie do banku, również dzwonisz i zapraszasz na spotkania, aby zbudować długotrwałe relacje finansowe z klientem...