Praca: Administrative Assistant in EIBM Intelligence Division/Analysis Unit/Regional Analysis Sector


For our Client, we are looking for:

Administrative Assistant in EIBM Intelligence Division/Analysis Unit/Regional Analysis Sector
Location: Warszawa, Śródmieście
Reference Number: AA/rep/2025

The description of duties is a presented below:

  • to provide administrative support in general administrative procedures;
  • to support the document flows and archiving;
  • to support in drafting notes, letters, reports and follow ups on documents;
  • to carry out data entry and support an administration and monitoring of electronic databases;
  • to support in preparation and evaluation of internal trainings;
  • to assist in the organisations of online and physical meetings and drafting minutes as necessary;
  • to assist in handling correspondence, arranging missions, flights’ bookings and agenda management;
  • to support the preparation and follow-up of financial commitments and documents;
  • to archive invoices, payment records and bank statements;
  • to support in the preparation of procurement requests and reimbursement of claims in line with the financial rules in place;
  • to support in the review and preparation of documentation attached to claims, invoices and requests for payments;
  • to provide assistance in preparation, implementation and monitoring of contracts;
  • to assist in the preparation of statistical data (tables, graphs and charts);
  • to support in drafting reports in various areas related to Frontex activities;
  • to track and report on team hours and file expense reports;
  • to monitor functional mailboxes and communicate with internal and external parties;
  • to perform basic administrative tasks as copying, scanning, etc.
Requirements:
  • Education: successfully completed secondary education related to the business needs;
  • Work experience: at least 1 year of professional experience in the specific area depending on the business needs;
  • Computer skills: very good skills in the main MS Office software (Word, Excel, Outlook);
  • Language skills: very good command of both written and spoken English (at least B2) / knowledge of additional EU language.
Personal skills:
  • high level of responsibility and ability to work independently;
  • high level of service orientation;
  • ability to work under pressure and experience in organizing work and prioritizing accordingly;
  • ability to communicate efficiently at all levels internally and externally and in appropriate manner;
  • strong sense of accuracy and attention to detail;
  • high level of discretion and ability to handle confidential matters;
  • proven organizational skills;
  • ability to adapt to a dynamic working environment;
  • ability to learn new skills and software;
  • ability to work in a team.
We offer:
  • contract of employment through the Employment Agency;
  • daily remuneration: 71,82€ net;
  • medical care, sport card;
  • opportunity for development and promotion;
  • convenient location of the office - the centre of Warsaw;
  • work with professionals.

Application deadline: until 04.08.2025

Please be advised that only resumes in English will be considered.

Asystent/ka ds. Administracji Płock Radom Administrative Assistant in EIBM Intelligence Division/Analysis Unit/Regional Analysis Sector Warszawa
APLIKUJ TERAZ

Asystent / Asystentka w biurze Inżyniera Kontraktu

Dodane: wczoraj
Lokalizacja: lubelskie
Pracodawca: Bico Group Sp. z o.o.

Osoba zatrudniona na tym stanowisku będzie odpowiedzialna za kompleksowe prowadzenie biura Inżyniera Kontraktu oraz obsługę dokumentacji kontraktowej zgodnie ze zleceniami Inżyniera Kontraktu. Do głównych zadań należeć będzie: Przygotowywanie dokumentów, raportów, rejestrów i...

Młodszy Specjalista / Specjalista ds. Wsparcia Badań Naukowych

Dodane: wczoraj
Lokalizacja: pomorskie
Pracodawca: Gdański Uniwersytet Medyczny

DO ZADAŃ OSOBY ZATRUDNIONEJ NA TYM STANOWISKU BĘDZIE NALEŻAŁO: nadzór nad sprzętem laboratoryjnym oraz współpraca z serwisami technicznymi, organizacja codziennej pracy laboratorium oraz koordynacja zespołu technicznego, wsparcie naukowców w planowaniu i realizacji eksperymentów,...

Asystent / Asystentka ds. administracji

Dodane: 2025-08-17
Lokalizacja: mazowieckie
Pracodawca: Uniwersytet Warszawski

Opis stanowiska: Wprowadzanie dokumentów do systemów elektronicznego obiegu, Przygotowywanie pism i umów, Organizacja prostych zakupów, Współpraca z pracownikami i administracją wydziałową. Wymagania: Wyższe wykształcenie Biegła obsługa pakietu MS Office, doświadczenie w...

Asystent / Asystentka ds. Administracji i Obsługi Zarządu

Dodane: 2025-08-16
Lokalizacja: mazowieckie
Pracodawca: PFTECHNOLOGY SP. z o.o.

Nadzór nad codziennym funkcjonowaniem biura i jego reprezentacyjnym wyglądem Obsługa recepcji i zarządzanie przepływem korespondencji Wystawianie faktur sprzedażowych i prowadzenie ewidencji umów Tworzenie dokumentów, prezentacji i analiz na potrzeby kadry zarządzającej Koordynacja...


Control Room Supervisor

Dodane: wczoraj
Lokalizacja: dolnośląskie
Pracodawca: CEVA Logistics Poland Sp. z o.o.

YOUR ROLE Do you have leadership skills to work and communicate with the team? Are you skilled in management and planning of Inbound and Outbound processes in the Warehouse? Well, you may be the individual we are looking for. WHAT ARE YOU GOING TO DO? Organizing, supporting and controlling the...

Specjalista / Specjalistka ds. obsługi klienta z językiem niemieckim

Dodane: wczoraj
Lokalizacja: mazowieckie
Pracodawca: Concentrix

Obsługa klientów lidera branży tytoniowej za pośrednictwem czatu, maila oraz telefonu, Udzielanie informacji na temat statusu zamówień, dostaw, reklamacji i zwrotów, Pomoc klientom w rozwiązywaniu problemów technicznych - np. dotyczących ładowania i działania urządzeń do podgrzewania...

Specjalista ds. Handlowych

Dodane: wczoraj
Lokalizacja: śląskie
Pracodawca: Primost Południe Sp. z o.o.

OPIS STANOWISKA: uczestniczenie w procesem zakupowym w ramach strategii spółki, pozyskiwanie ofert w ramach realizowanych inwestycji, sporządzanie tabel porównawczych pozyskanych ofert, negocjacje cenowe z dostawcami / podwykonawcami, sporządzanie zleceń i umów handlowych, udoskonalanie...

Doradca / Doradczyni ds. klientów kluczowych

Dodane: wczoraj
Lokalizacja: pomorskie
Pracodawca: Leroy Merlin Polska Sp. z o.o.

Jakie zadania na Ciebie czekają? aktywne poszukiwanie i pozyskiwanie nowych klientów projektowych/instytucjonalnych dla sklepu i zapewnienie im opieki w trakcie realizacji projektu; analizowanie potrzeb klientów i ich obsługa w zakresie optymalnych rozwiązań produktowych i usługowych;...

Doradca / Doradczyni klienta

Dodane: wczoraj
Lokalizacja: pomorskie
Pracodawca: Leroy Merlin Polska Sp. z o.o.

Jakie zadania na Ciebie czekają? aktywna sprzedaż produktów i usług, dostosowana do indywidualnych potrzeb klientów budowanie relacji z klientami i wzmacnianie ich poprzez programy partnerskie i lojalnościowe przygotowywanie zamówień dla klienta i monitorowanie procesu ich realizacji...

Doradca / Doradczyni klienta

Dodane: wczoraj
Lokalizacja: wielkopolskie
Pracodawca: Leroy Merlin Polska Sp. z o.o.

Jakie zadania na Ciebie czekają? aktywna sprzedaż produktów i usług, dostosowana do indywidualnych potrzeb klientów budowanie relacji z klientami i wzmacnianie ich poprzez programy partnerskie i lojalnościowe przygotowywanie zamówień dla klienta i monitorowanie procesu ich realizacji...

Lider Zmiany / Liderka Zmiany

Dodane: wczoraj
Lokalizacja: mazowieckie
Pracodawca: Lotte Wedel Sp. z o.o.

Sprawdź mieszankę zadań, które czekają na Ciebie w nowej pracy. Będzie słodko! Zarządzanie zróżnicowanym produkcyjnym zespołem zmianowym (do 40 osób stałych i 40 osób tymczasowych) Zapewnienie ciągłości procesu, realizacja planu produkcji podczas zmiany Wprowadzanie działań...

Kierownik ds. Jakości Edukacji

Dodane: wczoraj
Lokalizacja: mazowieckie
Pracodawca: Global Leaders Skills

Czym będziesz się zajmował: Zarządzanie jakością programu Space Memory (techniki pamięciowe, 8-18 lat): Kierowanie i koordynacja programów edukacyjnych oraz rozwojowych Nadzorowanie wytycznych dotyczących kontroli jakości opracowywanych projektów Prowadzenie minimum dwóch grup...