Rekrutacja pracownika biurowego

rekrutacja

Duża konkurencja na współczesnym rynku pracy sprawia, że otrzymanie wymarzonej posady może być bardzo czasochłonne i długotrwałe. W przypadku wakatów na stanowiska związane z pracą biurową, konkurencyjność jest bardzo duża i bardzo często o wyborze idealnego kandydata decydują niuanse.

Biorąc pod uwagę tak dużą konkurencje wśród osób ubiegających się o stanowisko pracownika biurowego, warto dopracować swoje CV oraz zadbać o inne kwestie związane z kandydaturą, jeszcze przed wysłaniem swojej aplikacji. Duży wpływ na otrzymanie pozytywnej decyzji, ma zatem kilka czynników, o których kandydaci powinni pamiętać:

  • Przeredagowanie swojego życiorysu, w taki sposób, aby doświadczenie zawodowe, choć w minimalnym stopniu dostosowane było do wymagań pracodawcy
  • Założenie profilu zawodowego na popularnych portalach ogłoszeniowych
  • Zadbanie o pozytywny wizerunek w mediach społecznościowych, które bardzo często są sprawdzane przez pracodawców
  • Napisanie listu motywacyjnego, w którym przekonamy potencjalnego pracodawcę, że jesteśmy idealnym kandydatem na dane stanowisko

Uzyskanie pozytywnej odpowiedzi zwrotnej, która wiąże się z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną, to dopiero połowa sukcesu. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej należy zwrócić uwagę na:

  • Autoprezentację, która dotyczy zarówno wizerunku zewnętrznego, jak i sposobu wypowiadania się. W przypadku aplikacji na stanowisko pracownika biurowego należy stronić od ekstrawaganckiego i wyzywającego ubioru i postawić na klasykę.
  • W przypadku rozmowy na stanowisko pracownika biurowego należy podkreślić swoje cechy osobowości, które są niezbędne do wykonywania tego zawodu. Posiadane cechy osobowości warto potwierdzić przykładami z życia codziennego lub zawodowego.
  • W przypadku pierwszego spotkania z potencjalnym pracodawcą, nie można zapominać o zapoznaniu się z najważniejszymi informacjami dotyczącymi firmy. Dlatego jeszcze przed wyjściem z domu, warto zapoznać się ze stroną internetową firmy, jej działalnością, strukturą oraz historią, aby nie popełnić kardynalnych i dyskwalifikujących błędów.

różne oblicza pracownika biurowego

Uniwersalny charakter pracy pracownika biurowego sprawia, że bardzo ciężko jest go podporządkować jednej, konkretnej branży. Bardzo często osoby zatrudnione w charakterze pracownika biurowego, wykonują odmienne obowiązki, w zupełnie innych okolicznościach, dlatego też w powszechnym użyciu funkcjonuje kilka zamiennych nazw.

Pracownik administracyjny. Bardzo często wykonujący swoje obowiązki w sektorze publicznym. Mianem pracowników administracyjnych najczęściej określa się osoby, zatrudnione w urzędach pracy, w szkołach i uczelniach wyższych, w sądach  i innych jednostkach publicznych.

Referent. To, innymi słowy, określenie urzędnika państwowego. Referentów najczęściej spotkamy w urzędach gminy oraz miasta, w organach samorządu wojewódzkiego oraz w urzędach marszałkowskich.

Recepcjonista. Praca na stanowisku recepcjonisty również może być określana pracą biurową. Choć wiele osób utożsamia zawód recepcjonisty tylko i wyłącznie z hotelem, to warto podkreślić, iż stanowisko to piastują również osoby zatrudniane w dużych  przedsiębiorstwach.

Sekretarka. Zawód, który jednoznacznie, kojarzy się z pracą biurową, w głównej mierze związany z dbaniem o wizerunek oraz o funkcjonowanie biura.

Fakturzysta. Czyli pracownik biurowy odpowiedzialny za kontrolowanie  obiegu dokumentacji w firmie. Osoba na tym stanowisku w głównej mierze zajmuje się wystawianiem faktur, dotyczących sprzedaży określonych produktów lub usług .

charakterystyka zawodu pracownika biurowego

Pracownik biurowy jest zawodem interdyscyplinarnym, a obowiązki należące do osób pracujących na tym stanowisku, mogą przybierać różne formy. Zadania pracowników biurowych są ściśle uzależnione od miejsca zatrudnienia, branży oraz specyfiki danego stanowiska.

Do głównych obowiązków pracownika biurowego nazywanego również pracownikiem administracyjnym, należy organizowanie pracy związanej z funkcjonowaniem biura oraz firmy. Pracownik biurowy, którego miejscem pracy jest sekretariat, odpowiedzialny jest za kreowanie pozytywnego wizerunku firmy, oraz troskę o zachowanie właściwej atmosfery. Ogólna charakterystyka zakresu obowiązków pracownika biurowego dotyczy:

  • Przygotowywania odpowiedniej dokumentacji biurowo-administracyjnej
  • Systematycznego kontaktu z interesariuszami
  • Współpracy z zarządem danej jednostki administracyjnej
  • Obsłudze mailowej, telefonicznej oraz osobistej interesantów firmy
  • Organizacji podróży służbowych, spotkań integracyjnych oraz konferencji
  • Kontroli dotyczącej zaopatrzenia biura w materiały eksploatacyjne
  • Przygotowywania sprawozdań finansowych, materiałów oraz prezentacji na potrzeby zarządu
  • Wprowadzania oraz przetwarzanie niezbędnych danych
  • Tworzenia dokumentacji zewnętrznej, oraz wewnętrznej
  • Przygotowywania zapytań ofertowych np. w związku z przetargami

pracownik biurowy

Pracownik biurowy to ktoś, kto często ma pracę, która nie jest postrzegana jako rozwojowa. To powoduje, że wiele osób nie chce jej wykonywać. Często znalezienie odpowiedniego pracownika biurowego wydaje się bardzo trudne. Zła sława tego zawodu powoduje bowiem, że wiele osób na wstępie z niego rezygnuje. Czy rzeczywiście praca jako pracownik biurowy to tylko przerzucanie papierów z miejsca na miejsce?

Pracownik biurowy to osoba, która musi doskonale odnajdować się w procesach, które zachodzą w firmie. Powinna ona świetnie radzić sobie w komunikacji z innymi pracownikami w wielu działach. Często znajduje ona pracę w mniejszych przedsiębiorstwach, w których jeden pracownik biurowy zajmuje się bardzo wieloma zagadnieniami. Ma więc on bardzo uniwersalną pracę. Musi radzić sobie z obowiązkami zahaczającymi o różne obszary. To powoduje, że ma szansę bardzo szeroko się rozwinąć.

Mitem jest, że pracownik biurowy robi niewiele. W praktyce jest to ktoś, kto musi doskonale radzić sobie z wieloma aspektami pracy w biurze. Prowadzenie dokumentacji to tylko jedno z wielu zadań, za które jest odpowiedzialny. Mówienie więc, że to stanowisko dla każdego, jest dużym uproszczeniem. Wymaga ono różnorodnych kompetencji. Ze względu na to, że zapewnia szeroki rozwój, może być świetnym początkiem kariery zawodowej.

droga do zawodu

Współcześnie wciąż wiele osób narzeka na trudności w poszukiwaniu pracy. Chociaż zdecydowanie w wielu branżach mamy raczej rynek pracownika, wiele osób nie może znaleźć pracy. Często jest to spowodowane zbyt małymi kwalifikacjami. Czasem wystarczy jednak naprawdę niewiele, żeby móc się cieszyć ponownym zatrudnieniem. Jest tak chociażby, jeśli chcemy pracować jako pracownik biurowy.

Jeśli jesteśmy gotowi podjąć pracę jako pracownik biurowy, możemy po prostu zdecydować się na kurs doszkalający. Wiele z takich kursów dostępnych jest nawet w mniejszych miastach. Ze względu na to, że kierowane są do osób bezrobotnych, często są dofinansowywane przez urząd pracy lub inne instytucje. Dzięki temu niemalże każdy ma szanse, aby wziąć w nich udział. Taki kurs pozwala w szybkim czasie podwyższyć znacząco swoje kwalifikacje, co na pewno przełoży się na szybsze zdobycie nowej pracy.

Pracownik biurowy może szukać zatrudnienia niemalże wszędzie. W każdej organizacji jest dział biurowy, który potrzebuje wsparcia na różnych etapach pracy. Osoby, które jeszcze niedawno były bezrobotne muszą liczyć się z tym, że na początku ich praca będzie łatwa i powtarzalna. Później to może się zmienić. Wraz ze wzrostem doświadczenia będą zdobywać coraz więcej uprawnień w pracy, a tym samym zwiększą swoje szanse na awans.

zasady w pracy w biurze

Pracownik biurowy w pierwszych dniach swojej pracy może mieć problem, żeby odnaleźć się w środowisku zupełnie dla niego nowym. Dlatego też wiele osób zastanawia się nad tym, jak od początku zachowywać się w biurze, żeby zyskać sympatię kolegów, a przy tym szybko wdrożyć się w nowe obowiązki. O czym więc koniecznie trzeba pamiętać już od początku swoich dni pracy w nowej firmie?

Przede wszystkim pracownik biurowy musi szanować przestrzeń innych pracowników. Nawet w przestrzeniach otwartych w biurze niezwykle ważne jest to, żeby każdy czuł, że jego prywatność jest zachowana. Nie jest to łatwe, kiedy każdy może kręcić się wokół nas, ale potrzebne. Niemile widziane jest więc podbieranie rzeczy z biurka kolegi podczas jego nieobecności, czy podsiadanie kogoś. Jeśli ktoś zdecyduje się coś od nas pożyczyć, niezwykle ważne jest, żeby oddać to w nienaruszonym stanie, bez względu na to, czy jest to własność firmy, czy prywatna.

Pracownik biurowy powinien też dobrze przemyśleć sobie, jak chce budować relacje z innymi ludźmi z jego otoczenia. Lepiej nie nastawiać się na bardzo głębokie przyjaźnie biurowe, a raczej postawić na bardziej neutralne, ale poprawne kontakty ze współpracownikami. Niezwykle pomocna w naszych pierwszych miesiącach pracy może być pomoc mentora, który będzie wprowadzał nas w realia pracy w biurze.

dlaczego nie każdy może pracować na tym stanowisku

Praca biurowa to zdecydowanie jedna z najczęściej wyszukiwanych fraz na portalach internetowych. Jak to się dzieje, że nie jest ona dla każdego?

Naturalne predyspozycje 

W przypadku pracownika biurowego sytuacja wygląda tak, jak w przypadku każdej innej profesji. Chodzi o to, że nie każdy nadaje się do tego rodzaju zajęcia. Kto zatem powinien omijać szerokim łukiem tego rodzaju oferty pracy?

Przede wszystkim osoby bardzo kreatywne. Jeśli chcesz mieć realny wpływ na funkcjonowanie firmy, brać czynny udział w tworzeniu i promowaniu nowych produktów, może się okazać, że pracownik biurowy będzie stanowiskiem niewystarczającym. W takiej sytuacji warto od razu skierować się do działu marketingu, promocji, czy badań i rozwoju.

Kolejna grupa ludzi to osoby, które nie potrafią usiedzieć na miejscu i lubią, gdy w ich życiu cały czas coś się dzieje. Ciągle nowe wyzwania, problemy do rozwiązania to w głównej mierze domena samodzielnych specjalistów. Pracownik biurowy działa z reguły dość schematycznie.

Nie wiem, czy wiesz, ale jest również taka grupa osób, która wręcz nie cierpi pracy z maszyną np. komputerem. Takie osoby mogą znakomicie odnajdywać się przy różnego rodzaju pracach, które wymagają zdolności manualnych np. modne ostatnio produkty typu handmade. Pracownik biurowy może nie być zawodem dla nich.

kursy językowe

O tym, że nauka języków obcych jest ważna, wiemy doskonale. Już dzieci w wieku przedszkolnym uczą się obco brzmiących słów. Taka umiejętność nie tylko będzie pomocna podczas zagranicznych wakacji, ale także sprawi, że nasze szanse na rynku pracy będą większe. Dlaczego? I po co właściwie pracownikowi biurowemu język obcy? Przeczytaj koniecznie.

Autostrada do kariery

Praca biurowa to w większości przypadków zajęcie związane ze sprawną obsługą komputera. Okazuje się jednak, że może ona także łączyć się z obsługą klientów. A ci, jak wiadomo, niejednokrotnie używają innych języków niż polski. Jak zatem myślisz, w takiej sytuacji, kto ma szansę na awans jako pierwszy? Oczywiście ten pracownik biurowy, który umiejętnie posługuje się językiem obcym, a nie ten, który ma tylko taki zamiar.

Na ścieżce wiedzy

System edukacji w Polsce opiera się w dużej mierze na literaturze zagranicznej. Dotyczy to szczególnie prestiżowych uczelni wyższych. Okazuje się jednak, że nie wszystkie pozycje obowiązkowe w danej dziedzinie, zostały przetłumaczone na język polski. W takiej sytuacji nie pozostaje nic innego, jak tylko lektura oryginalnego wydania. Jak zatem nie uczyć się języków obcych.

Na trampolinie do sukcesu

Wreszcie warto podkreślić, że komunikatywna znajomość języka jest bardzo często głównym determinantem, dla którego pracownicy biurowi otrzymują pracę w zagranicznych przedsiębiorstwach. Kapitał pochodzący z zagranicy pozwala osiągać wyższe zarobki oraz brać udział w rozwojowych projektach. Wiele z nich jest realizowanych poza granicami Polski.

Pierwsza praca na etacie

pierwsza praca na etacie

Ponad połowa Polaków, zapytanych o swoją pierwszą etatową pracę, wspomina o wakacie na stanowisku biurowym. W czym tkwi sekret tej pracy? I dlaczego tak duży odsetek młodych pracowników od tego właśnie zajęcia zaczyna? Odpowiedzi na te pytania znajdują się w poniższym materiale. Zapraszam.

Z komputerem za pan brat

W dzisiejszej dobie raczej trudno jest wyobrazić sobie sprawne funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa bez udziału nowoczesnych technologii. Jednym z podstawowych narzędzi, które jest wykorzystywane w czasie codziennych działań, jest komputer. Praca z nim jest możliwa dzięki użytkowaniu różnego rodzaju programów oraz specjalnych dedykowanych systemów informatycznych. Czy jest to trudne? Biorąc pod uwagę fakt, że komputery otaczają nas ze wszech stron, zdecydowanie jest to łatwe. Nic więc dziwnego, że praca biurowa jest jednym z pierwszych zajęć etatowych.

Urządzenia to nie wszystko

Warto jednak pamiętać, że pracownik biurowy nie zawsze obsługuje tylko komputer. Pracodawcy coraz częściej doceniają również kompetencje miękkie. Czy są i w jaki sposób pomagają w codziennej pracy? To nic innego jak zestaw umiejętności, które pomagają w codziennym firmowym życiu. Może to dotyczyć zarówno obsługi klientów, czy otoczenia zewnętrznego, jak i sposobu komunikowania się ze współpracownikami. Ostatni aspekt jest o tyle ważny, że aktualnie coraz więcej przedsiębiorców stawia na rozwój i tworzenie dużych zespołów.

rozwój zawodowy

Dla jednych praca biurowa to tylko ściśle określony zakres obowiązków. Dla innych szansa na zrobienie zawrotnej kariery. Jak jest w rzeczywistości? I czy pracownik biurowy ma jakiekolwiek możliwości rozwoju? Odpowiedzi na te pytania można znaleźć w poniższym artykule.

Tak, tak i jeszcze raz tak

Dla wszystkich tych, którzy być może nie przeczytają do końca… odpowiedź będzie w kolejnym zdaniu. Owszem praca biurowa może być trampoliną do wymarzonego stanowiska. Tak się składa, że pracownik biurowy ma ogromne możliwości rozwoju.

Po pierwsze nowe środowisko

Już samo wejście w szeregi firmy sprawia, że poznajemy nieznane dotąd osoby. Mogą się one okazać dla nas niezwykłą inspiracją. Ich postawa może sprawić, że zaczniemy robić zupełnie nowe rzeczy np. prowadzenie własnego bloga, nagrywanie filmów, czy nauka programu graficznego. Wszystko to, w przypadku pracownika biurowego, może być szansą na lepsze jutro.

Po drugie możliwości wykazania się

Trudno nie zgodzić się ze stwierdzeniem, że im bliżej szefa jesteś, tym łatwiej jest dać się zauważyć. Analogicznie jest w przypadku pracowników biurowych. Mądrzy przełożeni wiedzą, że to właśnie w ich szeregach spotkać można prawdziwe diamenty, które wymagają tylko oszlifowania.

Po trzecie poczucie własnej wartości

Wysokie mniemanie o sobie (nie mylić z zarozumiałością) może znacząco przyczyniać się do sięgania po więcej i osiągania kolejnych sukcesów. Praca biurowa jest dla większości młodych ludzi taką właśnie siłą napędową. Pozwala uwierzyć, że są oni w stanie osiągnąć znacznie więcej i rozpocząć specjalizację w określonym kierunku, który jest zgodny z ich marzeniami, czy naturalnymi predyspozycjami.