Negatywne aspekty pracy w biurze

praca w biurze wady

Praca w charakterze pracownika biurowego jest jednym z najczęściej poszukiwanych, a zarazem pożądanych stanowisk pracy. Kandydaci ubiegający się o tę funkcję, podkreślają szereg korzyści związanych z pełnieniem obowiązków biurowych.

Choć stałe godziny pracy, stacjonarny charakter pracy oraz stabilne warunki są dużą zaletą, to jednak istnieje kilka negatywnych aspektów, które powodują, że wiele osób stroni od zatrudnienia na stanowisku pracownika biurowego.

Osoby, które miały możliwość pracować na stanowisku pracownika biurowego  twierdzą, iż do największych wad tego stanowiska zalicza się:

  • Monotonny charakter pracy, który z biegiem czasu znacząco wpływa na zmniejszenie się efektywności.
  • W porównaniu do innych stanowisk, pracownicy biurowi bardzo często muszą wykonywać swoje obowiązki po godzinach pracy.
  • Siedzący charakter pracy, który zdecydowanie wpływa na pogorszenie się stanu zdrowia pracowników biurowych. W tym wypadku rolą pracodawcy jest zadbanie o ergonomiczne wyposażenie biura.
  • Bezustanna praca z komputerem, która z jednej strony jest dużym ułatwieniem, a z drugiej strony jest główną przyczyną pogorszenia się wzroku osób wykonujących zawód pracownika biurowego.
  • Brak urozmaicenia i różnorodności wykonywanych obowiązków.
  • Pracownicy biurowi ze względu na powtarzalność wykonywanych zadań, są bardzo narażeni na frustrację i wypalenie zawodowe.

5 ważnych cech pracownika biurowego

cechy pracownika biurowego

Pracownik obsługi klienta powinien być miły i uprzejmy, mechanik samochodowy profesjonalny i fachowy, a jaki zatem powinien być pracownik biurowy? Czy można wyszczególnić konkretne cechy osobowości, które zasadniczo wpływają na efektywność osób zatrudnianych na stanowisku pracownika biurowego?

Po pierwsze: wielozadaniowość. Praca w biurze bardzo często wiążę się z wykonywaniem kilku czynności jednocześnie, dlatego umiejętności związane z organizacją pracy własnej oraz ustalanie priorytetów są bardzo pożądane przez potencjalnych pracodawców.

Po drugie: kultura osobista i wizerunek. Osoby, które piastują stanowisko sekretarki, muszą pamiętać o nienagannej prezentacji, która niejednokrotnie wpływa na postrzeganie firmy. Kulturalne zachowanie wobec współpracowników oraz odwiedzających firmę interesantów, jest jednym z kluczowych wymagań stawianych kandydatom na stanowisko pracownika biurowego.

Po trzecie: komunikatywność. Pracownik biurowy musi sprawnie komunikować się ze współpracownikami, przełożonymi, jak i z kontrahentami. W tym przypadku wysoko cenione są umiejętności interpersonalne oraz łatwość w nawiązywaniu kontaktów.

Po czwarte: umiejętność łagodzenia sytuacji kryzysowych. Osoby zatrudniane w recepcji lub w sekretariacie muszą skutecznie radzić sobie z niezadowolonymi klientami firmy, którzy najczęściej wylewają swoje żale na niewinne sekretarki.

Po piąte: sumienność i koncentracja. Choć nadmiar obowiązków sprawia, że pracownicy biurowi są nader często przemęczeni i mniej efektywni, to jednak muszą pamiętać o rzetelnym sprawdzaniu dokumentów oraz o zaplanowanych przez zarząd spotkaniach.

charakterystyka zawodu pracownika biurowego

Pracownik biurowy jest zawodem interdyscyplinarnym, a obowiązki należące do osób pracujących na tym stanowisku, mogą przybierać różne formy. Zadania pracowników biurowych są ściśle uzależnione od miejsca zatrudnienia, branży oraz specyfiki danego stanowiska.

Do głównych obowiązków pracownika biurowego nazywanego również pracownikiem administracyjnym, należy organizowanie pracy związanej z funkcjonowaniem biura oraz firmy. Pracownik biurowy, którego miejscem pracy jest sekretariat, odpowiedzialny jest za kreowanie pozytywnego wizerunku firmy, oraz troskę o zachowanie właściwej atmosfery. Ogólna charakterystyka zakresu obowiązków pracownika biurowego dotyczy:

  • Przygotowywania odpowiedniej dokumentacji biurowo-administracyjnej
  • Systematycznego kontaktu z interesariuszami
  • Współpracy z zarządem danej jednostki administracyjnej
  • Obsłudze mailowej, telefonicznej oraz osobistej interesantów firmy
  • Organizacji podróży służbowych, spotkań integracyjnych oraz konferencji
  • Kontroli dotyczącej zaopatrzenia biura w materiały eksploatacyjne
  • Przygotowywania sprawozdań finansowych, materiałów oraz prezentacji na potrzeby zarządu
  • Wprowadzania oraz przetwarzanie niezbędnych danych
  • Tworzenia dokumentacji zewnętrznej, oraz wewnętrznej
  • Przygotowywania zapytań ofertowych np. w związku z przetargami

pracownik biurowy

Biorąc pod uwagę częstotliwość wyszukiwanych ofert pracy, stanowiska dotyczące pracy biurowej plasują się na najwyższym miejscu i odznaczają się największą popularnością wśród osób poszukujących stałego zatrudnienia.

Co zatem sprawia, że stanowisko pracownika biurowego jest tak renomowane i cieszy się tak dużym zainteresowaniem?

  • Głównym atutem pracy w charakterze pracownika biurowego jest wielozadaniowość. Pracownicy biurowi mają możliwość zdobyć cenne doświadczenie w wielu dziedzinach i znacznie udoskonalić swoje umiejętności na wielu płaszczyznach.
  • Kolejną zaletą pracy na stanowisku pracownika biurowego jest określone, stacjonarne miejsce pracy. Większość kandydatów przyznaje, że cenią sobie pracę w określonych warunkach pozbawioną mobilnego charakteru.
  • Niepodważalnym atutem pracy w tym charakterze są oczywiście stałe godziny pracy. Pracownicy biurowi najczęściej pracują na jedną zmianę w godzinach od 8:00 do 16:00
  • Wbrew pozorom rutyna, jest dla wielu pracowników biurowych dużą zaletą pracy na tym stanowisku. Pracownicy biurowi w odróżnieniu od przedstawicieli handlowych, mogą dokładnie przewidzieć swoją pracę w ciągu całego dnia. Jest to zatem idealna praca dla ludzi spokojnych, którzy cenią sobie porządek i harmonię.
  • Brak nadmiernego wysiłku w miejscu pracy. Choć mała aktywność fizyczna może być czasami problematyczna, to jednak większość kandydatów, którzy aplikują na stanowiska biurowe, podkreślają, że jest to zdecydowana zaleta.

wymagania

Wymagania stawiane kandydatom ubiegającym się o stanowisko pracownika biurowego, są bardzo zróżnicowane. Do głównych czynników, które mają decydujący wpływ na oczekiwania względem pracowników biurowych, zaliczyć należy rodzaj oraz branżę danej firmy, a także charakter stanowiska. Innych umiejętności wymaga się od pracowników biurowych w dziale sprzedaży, a innych od osób zatrudnianych w dziale związanym z przygotowywaniem przetargów.

Choć wymagania są bardzo zróżnicowane, to jednak warto przedstawić kilka zasadniczych elementów, które opisują idealny profil kandydata na stanowisko pracownika biurowego. Do najpopularniejszych i najczęściej pojawiających się w ofertach o pracę wymagań zalicza się:

  • Wykształcenie co najmniej średnie
  • Komunikatywna znajomość języka angielskiego, która jest wymaganiem koniecznym, z uwagi na coraz częstsze kontakty z zagranicznymi interesariuszami
  • Mile widziana jest znajomość branży, z którą związana jest dana jednostka
  • Umiejętności organizacyjne, które ułatwią pracownikowi biurowemu zarządzanie wszelkimi pracami zleconymi przez przełożonych
  • Przede wszystkim umiejętności komunikacyjne. Pracownik biurowy szczególnie ten, sprawujący opiekę nad sekretariatem, jest łącznikiem pomiędzy wszystkimi działami funkcjonującymi w firmie. Na jego barkach spoczywa odpowiedzialność za właściwe przekazywanie informacji oraz utrzymanie właściwych relacji z innymi pracownikami.

droga do zawodu

Współcześnie wciąż wiele osób narzeka na trudności w poszukiwaniu pracy. Chociaż zdecydowanie w wielu branżach mamy raczej rynek pracownika, wiele osób nie może znaleźć pracy. Często jest to spowodowane zbyt małymi kwalifikacjami. Czasem wystarczy jednak naprawdę niewiele, żeby móc się cieszyć ponownym zatrudnieniem. Jest tak chociażby, jeśli chcemy pracować jako pracownik biurowy.

Jeśli jesteśmy gotowi podjąć pracę jako pracownik biurowy, możemy po prostu zdecydować się na kurs doszkalający. Wiele z takich kursów dostępnych jest nawet w mniejszych miastach. Ze względu na to, że kierowane są do osób bezrobotnych, często są dofinansowywane przez urząd pracy lub inne instytucje. Dzięki temu niemalże każdy ma szanse, aby wziąć w nich udział. Taki kurs pozwala w szybkim czasie podwyższyć znacząco swoje kwalifikacje, co na pewno przełoży się na szybsze zdobycie nowej pracy.

Pracownik biurowy może szukać zatrudnienia niemalże wszędzie. W każdej organizacji jest dział biurowy, który potrzebuje wsparcia na różnych etapach pracy. Osoby, które jeszcze niedawno były bezrobotne muszą liczyć się z tym, że na początku ich praca będzie łatwa i powtarzalna. Później to może się zmienić. Wraz ze wzrostem doświadczenia będą zdobywać coraz więcej uprawnień w pracy, a tym samym zwiększą swoje szanse na awans.

pracownik biurowy

Pracownik biurowy to praca chętnie podejmowana przez osoby w każdym wieku. Często na to stanowisko zatrudniani są młodzi ludzie, szczególnie studenci, którym przysługują korzystne zniżki związane z ich statusem na uczelni. W wielu miejscach jednak stawia się na bardziej doświadczone w pracy biurowej asystentki, czy recepcjonistki. Dotyczy to przede wszystkim firm, w których pracownik biurowy ma bezpośredni kontakt z klientem biznesowym. Praca taka postrzegana jest jako dość przyjemna, ale czy rzeczywiście tak jest?

Praca jako pracownik biurowy potrafi być bardzo ciężka, a to ze względu na panującą w biurze atmosferę. Jeśli trafi się na trudnych we współpracy kolegów w biurze, nawet najprzyjemniejsze zadania mogą stać się bardzo uciążliwe. Szczególnie ciężka może być taka praca dla introwertyków, którzy nie przepadają za częstym kontaktem z innymi. Współczesna praca w biurze wymaga bowiem bycia otwartym na wykonywanie swoich zadań w open space’ie, przez co nie sprawdzi się w niej każdy.

Pracownik biurowy jest często przytłoczony nadmiarem obowiązków, szczególnie jeśli pracuje w korporacji. Musi tym samym zostawać w pracy po godzinach, na czym cierpi jego życie prywatne. Trudniej jest również zmotywować się do regularnych ćwiczeń, jako że praca przed komputerem niezdecydowanie sprzyja aktywnemu fizycznie życiu.

dlaczego nie każdy może pracować na tym stanowisku

Praca biurowa to zdecydowanie jedna z najczęściej wyszukiwanych fraz na portalach internetowych. Jak to się dzieje, że nie jest ona dla każdego?

Naturalne predyspozycje 

W przypadku pracownika biurowego sytuacja wygląda tak, jak w przypadku każdej innej profesji. Chodzi o to, że nie każdy nadaje się do tego rodzaju zajęcia. Kto zatem powinien omijać szerokim łukiem tego rodzaju oferty pracy?

Przede wszystkim osoby bardzo kreatywne. Jeśli chcesz mieć realny wpływ na funkcjonowanie firmy, brać czynny udział w tworzeniu i promowaniu nowych produktów, może się okazać, że pracownik biurowy będzie stanowiskiem niewystarczającym. W takiej sytuacji warto od razu skierować się do działu marketingu, promocji, czy badań i rozwoju.

Kolejna grupa ludzi to osoby, które nie potrafią usiedzieć na miejscu i lubią, gdy w ich życiu cały czas coś się dzieje. Ciągle nowe wyzwania, problemy do rozwiązania to w głównej mierze domena samodzielnych specjalistów. Pracownik biurowy działa z reguły dość schematycznie.

Nie wiem, czy wiesz, ale jest również taka grupa osób, która wręcz nie cierpi pracy z maszyną np. komputerem. Takie osoby mogą znakomicie odnajdywać się przy różnego rodzaju pracach, które wymagają zdolności manualnych np. modne ostatnio produkty typu handmade. Pracownik biurowy może nie być zawodem dla nich.

Pierwsza praca na etacie

pierwsza praca na etacie

Ponad połowa Polaków, zapytanych o swoją pierwszą etatową pracę, wspomina o wakacie na stanowisku biurowym. W czym tkwi sekret tej pracy? I dlaczego tak duży odsetek młodych pracowników od tego właśnie zajęcia zaczyna? Odpowiedzi na te pytania znajdują się w poniższym materiale. Zapraszam.

Z komputerem za pan brat

W dzisiejszej dobie raczej trudno jest wyobrazić sobie sprawne funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa bez udziału nowoczesnych technologii. Jednym z podstawowych narzędzi, które jest wykorzystywane w czasie codziennych działań, jest komputer. Praca z nim jest możliwa dzięki użytkowaniu różnego rodzaju programów oraz specjalnych dedykowanych systemów informatycznych. Czy jest to trudne? Biorąc pod uwagę fakt, że komputery otaczają nas ze wszech stron, zdecydowanie jest to łatwe. Nic więc dziwnego, że praca biurowa jest jednym z pierwszych zajęć etatowych.

Urządzenia to nie wszystko

Warto jednak pamiętać, że pracownik biurowy nie zawsze obsługuje tylko komputer. Pracodawcy coraz częściej doceniają również kompetencje miękkie. Czy są i w jaki sposób pomagają w codziennej pracy? To nic innego jak zestaw umiejętności, które pomagają w codziennym firmowym życiu. Może to dotyczyć zarówno obsługi klientów, czy otoczenia zewnętrznego, jak i sposobu komunikowania się ze współpracownikami. Ostatni aspekt jest o tyle ważny, że aktualnie coraz więcej przedsiębiorców stawia na rozwój i tworzenie dużych zespołów.

rozwój zawodowy

Dla jednych praca biurowa to tylko ściśle określony zakres obowiązków. Dla innych szansa na zrobienie zawrotnej kariery. Jak jest w rzeczywistości? I czy pracownik biurowy ma jakiekolwiek możliwości rozwoju? Odpowiedzi na te pytania można znaleźć w poniższym artykule.

Tak, tak i jeszcze raz tak

Dla wszystkich tych, którzy być może nie przeczytają do końca… odpowiedź będzie w kolejnym zdaniu. Owszem praca biurowa może być trampoliną do wymarzonego stanowiska. Tak się składa, że pracownik biurowy ma ogromne możliwości rozwoju.

Po pierwsze nowe środowisko

Już samo wejście w szeregi firmy sprawia, że poznajemy nieznane dotąd osoby. Mogą się one okazać dla nas niezwykłą inspiracją. Ich postawa może sprawić, że zaczniemy robić zupełnie nowe rzeczy np. prowadzenie własnego bloga, nagrywanie filmów, czy nauka programu graficznego. Wszystko to, w przypadku pracownika biurowego, może być szansą na lepsze jutro.

Po drugie możliwości wykazania się

Trudno nie zgodzić się ze stwierdzeniem, że im bliżej szefa jesteś, tym łatwiej jest dać się zauważyć. Analogicznie jest w przypadku pracowników biurowych. Mądrzy przełożeni wiedzą, że to właśnie w ich szeregach spotkać można prawdziwe diamenty, które wymagają tylko oszlifowania.

Po trzecie poczucie własnej wartości

Wysokie mniemanie o sobie (nie mylić z zarozumiałością) może znacząco przyczyniać się do sięgania po więcej i osiągania kolejnych sukcesów. Praca biurowa jest dla większości młodych ludzi taką właśnie siłą napędową. Pozwala uwierzyć, że są oni w stanie osiągnąć znacznie więcej i rozpocząć specjalizację w określonym kierunku, który jest zgodny z ich marzeniami, czy naturalnymi predyspozycjami.