Archive for Styczeń, 2019

Negatywne aspekty pracy w biurze

praca w biurze wady

Praca w charakterze pracownika biurowego jest jednym z najczęściej poszukiwanych, a zarazem pożądanych stanowisk pracy. Kandydaci ubiegający się o tę funkcję, podkreślają szereg korzyści związanych z pełnieniem obowiązków biurowych.

Choć stałe godziny pracy, stacjonarny charakter pracy oraz stabilne warunki są dużą zaletą, to jednak istnieje kilka negatywnych aspektów, które powodują, że wiele osób stroni od zatrudnienia na stanowisku pracownika biurowego.

Osoby, które miały możliwość pracować na stanowisku pracownika biurowego  twierdzą, iż do największych wad tego stanowiska zalicza się:

  • Monotonny charakter pracy, który z biegiem czasu znacząco wpływa na zmniejszenie się efektywności.
  • W porównaniu do innych stanowisk, pracownicy biurowi bardzo często muszą wykonywać swoje obowiązki po godzinach pracy.
  • Siedzący charakter pracy, który zdecydowanie wpływa na pogorszenie się stanu zdrowia pracowników biurowych. W tym wypadku rolą pracodawcy jest zadbanie o ergonomiczne wyposażenie biura.
  • Bezustanna praca z komputerem, która z jednej strony jest dużym ułatwieniem, a z drugiej strony jest główną przyczyną pogorszenia się wzroku osób wykonujących zawód pracownika biurowego.
  • Brak urozmaicenia i różnorodności wykonywanych obowiązków.
  • Pracownicy biurowi ze względu na powtarzalność wykonywanych zadań, są bardzo narażeni na frustrację i wypalenie zawodowe.

5 ważnych cech pracownika biurowego

cechy pracownika biurowego

Pracownik obsługi klienta powinien być miły i uprzejmy, mechanik samochodowy profesjonalny i fachowy, a jaki zatem powinien być pracownik biurowy? Czy można wyszczególnić konkretne cechy osobowości, które zasadniczo wpływają na efektywność osób zatrudnianych na stanowisku pracownika biurowego?

Po pierwsze: wielozadaniowość. Praca w biurze bardzo często wiążę się z wykonywaniem kilku czynności jednocześnie, dlatego umiejętności związane z organizacją pracy własnej oraz ustalanie priorytetów są bardzo pożądane przez potencjalnych pracodawców.

Po drugie: kultura osobista i wizerunek. Osoby, które piastują stanowisko sekretarki, muszą pamiętać o nienagannej prezentacji, która niejednokrotnie wpływa na postrzeganie firmy. Kulturalne zachowanie wobec współpracowników oraz odwiedzających firmę interesantów, jest jednym z kluczowych wymagań stawianych kandydatom na stanowisko pracownika biurowego.

Po trzecie: komunikatywność. Pracownik biurowy musi sprawnie komunikować się ze współpracownikami, przełożonymi, jak i z kontrahentami. W tym przypadku wysoko cenione są umiejętności interpersonalne oraz łatwość w nawiązywaniu kontaktów.

Po czwarte: umiejętność łagodzenia sytuacji kryzysowych. Osoby zatrudniane w recepcji lub w sekretariacie muszą skutecznie radzić sobie z niezadowolonymi klientami firmy, którzy najczęściej wylewają swoje żale na niewinne sekretarki.

Po piąte: sumienność i koncentracja. Choć nadmiar obowiązków sprawia, że pracownicy biurowi są nader często przemęczeni i mniej efektywni, to jednak muszą pamiętać o rzetelnym sprawdzaniu dokumentów oraz o zaplanowanych przez zarząd spotkaniach.

charakterystyka zawodu pracownika biurowego

Pracownik biurowy jest zawodem interdyscyplinarnym, a obowiązki należące do osób pracujących na tym stanowisku, mogą przybierać różne formy. Zadania pracowników biurowych są ściśle uzależnione od miejsca zatrudnienia, branży oraz specyfiki danego stanowiska.

Do głównych obowiązków pracownika biurowego nazywanego również pracownikiem administracyjnym, należy organizowanie pracy związanej z funkcjonowaniem biura oraz firmy. Pracownik biurowy, którego miejscem pracy jest sekretariat, odpowiedzialny jest za kreowanie pozytywnego wizerunku firmy, oraz troskę o zachowanie właściwej atmosfery. Ogólna charakterystyka zakresu obowiązków pracownika biurowego dotyczy:

  • Przygotowywania odpowiedniej dokumentacji biurowo-administracyjnej
  • Systematycznego kontaktu z interesariuszami
  • Współpracy z zarządem danej jednostki administracyjnej
  • Obsłudze mailowej, telefonicznej oraz osobistej interesantów firmy
  • Organizacji podróży służbowych, spotkań integracyjnych oraz konferencji
  • Kontroli dotyczącej zaopatrzenia biura w materiały eksploatacyjne
  • Przygotowywania sprawozdań finansowych, materiałów oraz prezentacji na potrzeby zarządu
  • Wprowadzania oraz przetwarzanie niezbędnych danych
  • Tworzenia dokumentacji zewnętrznej, oraz wewnętrznej
  • Przygotowywania zapytań ofertowych np. w związku z przetargami

pracownik biurowy

Biorąc pod uwagę częstotliwość wyszukiwanych ofert pracy, stanowiska dotyczące pracy biurowej plasują się na najwyższym miejscu i odznaczają się największą popularnością wśród osób poszukujących stałego zatrudnienia.

Co zatem sprawia, że stanowisko pracownika biurowego jest tak renomowane i cieszy się tak dużym zainteresowaniem?

  • Głównym atutem pracy w charakterze pracownika biurowego jest wielozadaniowość. Pracownicy biurowi mają możliwość zdobyć cenne doświadczenie w wielu dziedzinach i znacznie udoskonalić swoje umiejętności na wielu płaszczyznach.
  • Kolejną zaletą pracy na stanowisku pracownika biurowego jest określone, stacjonarne miejsce pracy. Większość kandydatów przyznaje, że cenią sobie pracę w określonych warunkach pozbawioną mobilnego charakteru.
  • Niepodważalnym atutem pracy w tym charakterze są oczywiście stałe godziny pracy. Pracownicy biurowi najczęściej pracują na jedną zmianę w godzinach od 8:00 do 16:00
  • Wbrew pozorom rutyna, jest dla wielu pracowników biurowych dużą zaletą pracy na tym stanowisku. Pracownicy biurowi w odróżnieniu od przedstawicieli handlowych, mogą dokładnie przewidzieć swoją pracę w ciągu całego dnia. Jest to zatem idealna praca dla ludzi spokojnych, którzy cenią sobie porządek i harmonię.
  • Brak nadmiernego wysiłku w miejscu pracy. Choć mała aktywność fizyczna może być czasami problematyczna, to jednak większość kandydatów, którzy aplikują na stanowiska biurowe, podkreślają, że jest to zdecydowana zaleta.

wymagania

Wymagania stawiane kandydatom ubiegającym się o stanowisko pracownika biurowego, są bardzo zróżnicowane. Do głównych czynników, które mają decydujący wpływ na oczekiwania względem pracowników biurowych, zaliczyć należy rodzaj oraz branżę danej firmy, a także charakter stanowiska. Innych umiejętności wymaga się od pracowników biurowych w dziale sprzedaży, a innych od osób zatrudnianych w dziale związanym z przygotowywaniem przetargów.

Choć wymagania są bardzo zróżnicowane, to jednak warto przedstawić kilka zasadniczych elementów, które opisują idealny profil kandydata na stanowisko pracownika biurowego. Do najpopularniejszych i najczęściej pojawiających się w ofertach o pracę wymagań zalicza się:

  • Wykształcenie co najmniej średnie
  • Komunikatywna znajomość języka angielskiego, która jest wymaganiem koniecznym, z uwagi na coraz częstsze kontakty z zagranicznymi interesariuszami
  • Mile widziana jest znajomość branży, z którą związana jest dana jednostka
  • Umiejętności organizacyjne, które ułatwią pracownikowi biurowemu zarządzanie wszelkimi pracami zleconymi przez przełożonych
  • Przede wszystkim umiejętności komunikacyjne. Pracownik biurowy szczególnie ten, sprawujący opiekę nad sekretariatem, jest łącznikiem pomiędzy wszystkimi działami funkcjonującymi w firmie. Na jego barkach spoczywa odpowiedzialność za właściwe przekazywanie informacji oraz utrzymanie właściwych relacji z innymi pracownikami.