Do czyich zadań w firmie należy zamawianie artykułów biurowych? Z całą pewnością do działu administracyjnego. Kto w największej mierze korzysta z akcesoriów biurowych? Każdy Pracownik Biurowy. Każda osoba, której praca zdefiniowana jest jako praca biurowa potrzebuje: długopisów, karteczek, notesów, zakreślaczy, nożyczek a nawet taśmy klejącej. Są oczywiście działy w każdej organizacji, które zużywają więcej artykułów tego typu. Inne zużywają mniej. Jak zatem zapanować nad potrzebami poszczególnych zespołów i z powodzeniem planować zakupy?

Jednym ze sposobów jest klasyczne zbieranie zamówień od każdego z działów osobno. Osoba odpowiedzialna w firmie za zakupy – zazwyczaj Asystentka ds. Administracyjnych – chodzi po całej firmie i pyta każdego z zespołów. W ten sposób może usłyszeć od każdego z pracowników jakich dokładnie artykułów potrzebuje oraz w jakich ilościach.

Innym sposobem jest dogadanie się z Kierownikami wszystkich działów, żeby określonego dnia miesiąca, przekazywali informacje dotyczące potrzeb swoich zespołów. Jedynym działaniem, jakie wykonuje Pracownik Administracyjny, to wysłanie przypomnienia mailowego do Kierowników.

Sposobów na zbieranie zamówień jest jeszcze pewnie dużo więcej. W dużych firmach, task taki – jak z reszta pewnie większość – znajduje swoją rubrykę w wewnętrznym systemie organizacyjnym. Praca jest wtedy dużo bardziej usprawniona i każdy wie co ma robić. Fajnym rozwiązaniem są również otrzymywane przypomnienia. Dzięki nim, już nikt nie zapomni o złożeniu zamówienia na czas.